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Dal 2D al 3D: il percorso di un’azienda nel settore dell’intrattenimento

Stagestruck, studio di produzione nel settore dell’intrattenimento con base nel Regno Unito, stava cercando la migliore soluzione 3D per soddisfare le esigenze dei clienti. Vectorworks Spotlight ha soddisfatto tutti i requisiti.

Dopo 35 anni di attività, l’azienda era a conoscenza di aver bisogno di un programma “all-in-one” in grado di migliorare la collaborazione sia interna che esterna, ottimizzando il flusso di lavoro.

Dopo un accurato processo di selezione tra diverse opzioni software, come AutoCAD, Revit e SketchUp, Stagestruck ha deciso che Vectorworks è la soluzione migliore grazie ai suoi strumenti specifici per l’intrattenimento e alle funzionalità 2D e 3D integrate. Dopo il passaggio a Vectorworks, l’azienda può ora applicare tutte le modifiche a disegni e modelli in maniera simultanea, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Dopo neanche un anno dalla decisione, Stagestruck ha completato la transizione da AutoCAD e avviato tutti i nuovi progetti in Vectorworks.

«Ciò dimostra quanto sia semplice e rapido da imparare», ha dichiarato Tom Cordory, responsabile del project management tecnico dell’azienda. «Il fatto che siamo stati in grado di adattarci e cambiare così velocemente è davvero fantastico.»


ACCENDIAMO UNO SPOT SUL PASSAGGIO A VECTORWORKS

Stagestruck iniziò come società di produzione tecnica, ma rapidamente si trasformò in un’agenzia a servizio completo, orientata principalmente al settore degli eventi aziendali. Grazie agli 80 membri del team impiegati a tempo pieno, l’azienda coordina il progetto globalmente da oltre 35 anni, realizzando concept, design, documentazione e produzione.

Per pianificare e realizzare con successo un evento, Stagestruck deve fare affidamento su un’efficace collaborazione, sia con il cliente che con i propri professionisti.

Tom Cordory, responsabile del project management tecnico di Stagestruck, ha dichiarato: «Ci sono molte persone coinvolte in ogni processo di progettazione che intraprendiamo. Abbiamo un team di produzione di eventi e responsabili della produzione tecnica. Abbiamo poi i nostri gruppi di progettazione, di allestimento, quelli tecnici e quelli specializzati nei contenuti. Collaboriamo tutti insieme attraverso il processo end-to-end, dalla progettazione iniziale fino alla consegna».

Tra i diversi team, circa 25 dipendenti di Stagestruck hanno utilizzato un insieme di diversi software CAD: principalmente AutoCAD, ma anche Revit, 3ds Max, Cinema 4D e SketchUp. Tuttavia, quando la loro attività è aumentata, l’azienda si è resa conto di aver bisogno di un programma “all-in-one” per soddisfare al meglio le esigenze di collaborazione e semplificare il loro flusso di lavoro: hanno dunque deciso di passare a Vectorworks.


LA STORIA DIETRO IL CAMBIAMENTO

Prima di passare a Vectorworks, Stagestruck operava su una serie di piattaforme diverse per creare progetti di qualità per i propri clienti. A volte ciò poneva sfide sia all’efficienza che alla produttività e Cordory sapeva che era necessario trovare un modo per rendere i progetti più semplici da realizzare per tutti i team coinvolti e, ovviamente, non voleva prendere una decisione del genere con leggerezza.

«L’intero processo è iniziato quando stavamo cercando di passare a un pacchetto 3D» ricorda Cordory. «Lavoravamo principalmente in 2D con AutoCAD, creando disegni separati per piante e prospetti, e questo processo ci sembrava un po’ stupido, soprattutto perché poi lavoravamo semplicemente in 2D, senza considerare che era anche foriero di errori.»

In precedenza, se si aggiornava il disegno di un prospetto e non quello della pianta, o viceversa, si poteva incorrere in errori. Era necessario trovare un nuovo pacchetto 3D.

«Abbiamo fatto parecchie comparazioni e test tra Vectorworks e Revit, perché, ovviamente, passare da AutoCAD a Revit è un processo che ci sembrava semplice, avendo un flusso di lavoro molto simile», ha affermato Cordory. «Abbiamo lavorato su una checklist per dire, okay, cosa può fare Revit? Cosa può fare Vectorworks? Quali sono le differenze?»

Nei risultati di questo processo strutturato di comparazione, Vectorworks sembrava essere alla pari con Revit, nell’ambito delle lavorazioni in 2D e 3D e per quanto necessario a Stagestruck. Una volta iniziato a lavorare in modo più costante con il software, si sentivano sempre più confidenti nell’affrontare il passaggio.

«La bellezza di Vectorworks consiste nell’approccio molto più collaborativo tra i responsabili della produzione tecnica, i progettisti e le persone che contribuiscono alla realizzazione del set», ha continuato Conroy. «Tutti possiamo lavorare all’interno dello stesso pacchetto ed essere comunque in grado di visualizzare tutto in 3D.»

Stagestruck ha scelto la via di un’implementazione graduale.
«Inizialmente, abbiamo selezionato il core team, circa otto di noi, che sapevamo avrebbero accolto il software facilmente; li abbiamo incaricati di ricostruire la nostra libreria generale di risorse e la nostra libreria interna di simboli del gruppo di lavoro. E li abbiamo formati nell’ambito di un corso di formazione», ha continuato Cordory. «Abbiamo quindi dato a quel gruppo un po’ più di tempo per imparare, per familiarizzare col software e quindi sviluppare i migliori processi lavorativi per il nostro metodo di lavoro».

L’azienda ha inoltre investito in diverse sessioni di formazione con le persone di Vectorworks nel Regno Unito e ne ha programmate ulteriori per il futuro. Una volta acquisita maggiore esperienza, i dipendenti hanno pianificato di incorporare anche processi di formazione interna.

 

I VANTAGGI DEL PASSAGGIO A VECTORWORKS SPOTLIGHT
 

Durante la formazione e la fase finale dell’implementazione, i vari team di Stagestruck si sono imbattuti in diverse funzionalità che hanno trovato molto utili. Una di queste era la Nuvola di punti.

«L’integrazione della Nuvola di punti è assolutamente geniale», ha dichiarato Cordory. «Siamo in grado di effettuare la scansione di un luogo, quindi produrre una Nuvola di punti 3D che può essere importata direttamente in Vectorworks e questo è assolutamente fantastico per noi. Sono queste le funzioni che rendono tutto più veloce, facile e preciso da realizzare. Per noi è molto più semplice calcolare la portata delle lenti, rispetto a qualsiasi cosa stessimo facendo in AutoCAD, dove si trattava di un processo più manuale».

I report automatizzati hanno fatto risparmiare ancora più tempo, consentendo una comunicazione rapida tra i vari team. Cordory ha portato l’esempio del trasferimento del numero necessario di pesi del palco dal team di progettazione agli attrezzisti, quindi al team di gestione della produzione responsabile della creazione dell’evento finale. Tutto ciò è stato realizzato in Vectorworks.
«Sono quelle piccole cose che ci faranno risparmiare molto tempo», ha ricordato Cordory.

Secondo Cordory, lo sviluppo di un nuovo flusso di lavoro basato su Vectorworks è stato “molto bello e semplice” e gli ha fatto apprezzare la quantità di tempo risparmiato nell’aggiornare una volta sola il modello con i cambiamenti che si riflettono ovunque nel software.

«Soprattutto, è impagabile poter lavorare su un progetto, essere in grado di verificare i componenti in entrata e in uscita così che i diversi reparti possano controllare diversi elementi e sapere che possiamo agire sullo stesso disegno contemporaneamente», ha affermato Cordory. «In sostanza, non devi aspettare che qualcuno finisca le modifiche prima che qualcun altro possa iniziare a lavorare sul proprio elemento. A noi sembra funzionare molto bene.»

Corduroy è entrato ancor più nel dettaglio su come questo nuovo flusso di lavoro si confronti con quello gestito in precedenza.

«Ora, non stiamo creando in 3ds Max qualcosa che poi dovremo ricostruire nuovamente in AutoCAD. Non stiamo creando qualcosa in SketchUp per doverlo poi rifare in AutoCAD. È un processo molto più snello», ha spiegato. «Il fatto che possiamo disegnare qualcosa una sola volta e poi essere in grado di ottenere da questo tutto ciò di cui abbiamo bisogno, sia che si tratti di planimetrie tecniche, rendering 3D, schizzi o documenti di produzione, penso che questo rappresenti un fondamentale risparmio di tempo.»

Il principale vantaggio, ha affermato, è il non dover più lavorare usando diversi software.

«Semplicemente, ciò riduce al minimo gli errori e pone tutti allo stesso livello, che è un ottimo punto di partenza», ha detto Cordory. «Aiuta molto tutti i nostri dipartimenti ad essere allineati e a lavorare contemporaneamente ai progetti. Penso che possiamo facilmente dire che stiamo risparmiando il 20% del nostro tempo, rispetto a quello necessario per fare le cose manualmente.»


SITUAZIONE ATTUALE E SVILUPPI FUTURI

Cordory ammette di essersi piacevolmente sorpreso di come Stagestruck sia stata in grado di passare a Vectorworks senza problemi.

«È stato un processo molto fluido, sicuramente una transizione più rapida di quanto ci aspettassimo», ha affermato. «Pensavamo che ci sarebbero voluti da sei mesi a un anno per convertire le nostre librerie ad un livello che ci avrebbe soddisfatto, e ad avere il personale addestrato e contento di usare Vectorworks. Ma dopo appena tre mesi, avevamo già deciso di non avviare nuovi progetti in AutoCAD e di lavorare direttamente in Vectorworks. Ciò a dimostrazione di quanto sia semplice da imparare e il fatto che siamo stati in grado di adattarci e cambiare in così poco tempo è fantastico.»

La velocità di adattamento ha fatto sì che l’azienda stia già cercando di provare alcune delle nuove funzionalità del software, come ad esempio il modulo Marionette, l’ambiente di visual scripting basato su Python® integrato in Vectorworks.

«Abbiamo già iniziato a sviluppare molti oggetti personalizzati che ci consentono di avere un assortimento di elementi versatili, quindi basta implementarli negli oggetti per poi poter scegliere alcuni comportamenti ad essi legati. E questo è un vero risparmio di tempo», ha detto Cordory. «Non dobbiamo costruire singoli componenti e modificare le cose. Possiamo semplicemente avere uno sfondo unico e quindi selezionare dal menu come vogliamo che appaia e come le cose andranno ad interagire con esso. È una funzionalità davvero buona, che continueremo a esplorare. Abbiamo già quattro o cinque altre cose che vogliamo iniziare a programmare. È potente, davvero potente.»

Allo stesso modo, come azienda focalizzata sugli eventi, Stagestruck ha anche iniziato ad esplorare il modulo Braceworks e a valutare come possa essere integrato nel loro nuovo flusso di lavoro.

«Braceworks arriverà nella nostra prossima fase di implementazione – dobbiamo capire come effettivamente dovremo integrarlo ed utilizzarlo come elemento di pianificazione tecnica. Il team di progettazione al momento è focalizzato nell’apprendere principalmente la modellazione e le funzionalità di rendering.»

Per portare questi rendering al livello successivo, è iniziata anche la sperimentazione con le funzionalità AR / VR di Vectorworks.

«Desideriamo esplorare davvero le funzioni di realtà aumentata in dettaglio, così da presentare le nostre idee ai clienti usando stili diversi», ha aggiunto Cordory, «Avere una sorta di elemento AR o VR, in modo da poter mostrare i progetti al cliente in una maniera innovativa, è davvero intrigante.»

Nella prospettiva di Cordory, la linea di fondo nell’esplorazione di tutte queste funzionalità è logica. «Semplifica il nostro processo», ha detto. «Questo è l’obiettivo principale.»

Nel momento in cui sono sorte difficoltà nel gestire la curva di apprendimento dell’azienda, Cordory ha affermato di essere in grado di trovare risposte online abbastanza rapidamente. «Le community online, in particolare, sono brillanti. Penso che molti di noi ora si ritrovino sul gruppo Facebook di Vectorworks. È davvero utile!» ha esclamato.


OTTIMIZZARE LE FASI DI PASSAGGIO A VECTORWORKS

Quando gli è stato chiesto quale consiglio avrebbe dato ad altre aziende che stiano valutando il passaggio a Vectorworks, Cordory ha suggerito di mantenere un piano solido e strutturato. Introducendo questo nuovo software con un’implementazione graduale, Stagestruck ha potuto mantenere la produttività per i progetti in corso e al tempo stesso pianificare i progetti futuri interamente in Vectorworks.

«Il cambiamento ci sta offrendo una serie di opportunità.», ha detto Cordory. «Penso che sia molto eccitante per noi, come azienda, sapere che abbiamo ancora molto potenziale da ricavare dal software e che possiamo crescere come stiamo facendo, in modo proattivo. È eccitante. Siamo entusiasti. Non capita spesso di essere entusiasti di un software.»